○菊池広域連合職員旧姓使用取扱要綱

令和3年3月31日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この要綱は、職員が互いに個性を尊重し、能力を発揮しやすい職場環境の整備を図るため、職員が婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を改めた後も、以前使用していた氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関し必要な事項を定めるものとする。

(適用職員)

第2条 この要綱は、菊池広域連合職員に適用する。ただし、臨時的に任用される職員及び非常勤職員を除く。

(旧姓使用の承認申請)

第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、あらかじめ任命権者の承認を受けなければならない。

2 前項の旧姓使用申請書は、原則として、菊池広域連合職員服務規程(平成10年規程第5号)第24条の身上異動の届出又は菊池広域連合消防職員服務規程(平成17年規程第4号)第33条の身上関係異動届に添えて、所属長を経由して任命権者に提出するものとする。

(承認)

第4条 任命権者は、旧姓の使用を承認しようとするときは、あらかじめ菊池広域連合長と協議するものとする。

2 任命権者は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して当該職員に通知するものとする。

3 任命権者は、前項の承認通知に併せて、旧姓使用職員台帳(様式第3号)に承認の内容を記載するものとする。

(旧姓使用の中止)

第5条 旧姓を使用している職員は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第4号)を所属長を経由して任命権者に提出しなければならない。

(旧姓を使用することができる文書等)

第6条 旧姓を使用することができる文書等は、法令等に抵触するおそれがなく、職務遂行上支障がないと認められるもので、別表第1に掲げるものとする。

2 旧姓を使用することができない文書等は、次の各号のいずれかに該当する者で、別表第2に掲げるものとする。

(1) 職員の身分に係るもの

(2) 職員の権利義務に係るもので、他に与える影響が大きいもの

(3) 公権力の行使に係るもの

(他の任命権者から承認を受けた職員の取扱い)

第7条 他の任命権者から旧姓使用の承認を受けていた職員で、異動した後も引き続き旧姓を使用しようとする者は、承認を受けたことを証する書類を任命権者に提出することにより、当該任命権者において旧姓の使用を承認したものとみなし、第3条及び第4条の手続を省略できるものとする。

(職員及び所属長の責務)

第8条 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するにあたっては、住民に対して、又は職場内において誤解や混乱を生じさせないように努めなければならない。

2 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。

(その他)

第9条 この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この要綱の施行の日の前日までに戸籍上の氏を改めた職員が、旧姓の使用を希望する場合は、第3条の承認申請を行うことにより、旧姓を使用できることとする。

別表第1(第6条関係)

旧姓を使用することができる文書等

基準

法令等に抵触するおそれがなく、職務遂行上支障がないと認められるもの

職員録、名札、名刺、座席配置図、事務引継書、事務分掌表、起案文書、各種文書における担当者氏名、職務専念義務免除承認申請書、営利企業等従事許可申請書、育児休業承認請求書、旅行命令簿、復命書、時間外・休日等勤務命令簿、出勤簿、組織表

別表第2(第6条関係)

旧姓を使用することができない文書等

基準

職員の身分に係るもの

辞令書、宣誓書、履歴書、退職願、人事異動関係文書、職員証等職員の身分を証明する文書

職員の権利義務に係るもので、他に与える影響が大きいもの

給与明細書、諸手当届及び認定簿等給与関係の文書、菊池広域連合に対する債権及び債務に関する文書、休暇届(願)、財務会計システムにより出力する文書、共済組合関係文書、公務災害関係文書、源泉徴収関係文書

公権力の行使に係るもの

許認可、立入検査、職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書等

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菊池広域連合職員旧姓使用取扱要綱

令和3年3月31日 訓令第3号

(令和3年4月1日施行)